Co to jest system ERP?

Głównym celem systemów ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) jest integracja wszystkich departamentów i funkcji w przedsiębiorstwie. Integracja polega na wykorzystaniu połączonej bazy danych w ramach jednego systemu, tak aby firma wykorzystywała tylko jeden zestaw danych.

Zapewnienie dostępu do aktualnych i poprawnych danych jest jednym z wyzwań stojących przed firmami. Jest to kluczowy czynnik w podejmowaniu decyzji w firmie. Często zdarza się, że informacje o firmie są rozproszyć w kilku bazach danych lub programach. Na przykład dane o zapasach magazynowych są gromadzone w jednej bazie danych, a informacje o klientach w innej. W wielu przypadkach bazy danych są „systemami wyspowymi lub wolnostojącymi”. (niezintegrowane i działające niezależnie od siebie).

W przypadku systemów wyspiarskich informacje na temat magazynowania, produkcji, sprzedaży i klientów można znaleźć w kilku bazach danych / programach. Ponieważ nie ma możliwości dzielenia się informacjami w ramach jednego systemu, trudno jest z nich korzystać.

W systemach ERP nie napotykamy takich ograniczeń, ponieważ wszystkie informacje gromadzone są we wspólnej bazie danych. Jeśli np. kierownik magazynu wprowadzi dane do systemu za pomocą modułu magazynowego, dane te będą widoczne we wszystkich innych działach firmy.

Dzięki temu handlowiec, przyjmując zamówienie od klienta, może wykorzystać wszystkie dane niezbędne do realizacji zamówienia. Mogą one obejmować np. historię kredytową klienta, stan zapasów i opcje dostawy.

Budowa i możliwości systemu ERP

Modułowa budowa systemu ERP zapewnia pełne wsparcie dla odpowiednich obszarów i procesów biznesowych firm z różnych branż, dlatego system ten jest stosowany w firmach produkcyjnych, handlowych i usługowych. Taka struktura systemu ERP umożliwia wdrożenie wszystkich lub wybranych elementów w tym samym czasie lub w odpowiedniej kolejności.

Każdy moduł może wspomagać obsługę poszczególnych procesów w różnych obszarach przedsiębiorstwa, takich jak sprzedaż, zakupy, magazynowanie, produkcja czy księgowość. Jednak zaletą modułowej struktury systemu jest jego integralność. Połączone ze sobą moduły tworzą funkcjonalną całość, dzięki czemu system staje się bardziej wydajny, udostępniając informacje w czasie rzeczywistym.

Kompletny system ERP ze wszystkimi modułami, niezależnie od branży, wybierany jest najczęściej przez średnie i duże przedsiębiorstwa. Dzięki temu otrzymują wsparcie w zakresie zarządzania zasobami i monitorowania procesów, rozliczania operacji biznesowych oraz oceny kondycji finansowej.

Na co należy zwrócić uwagę wybierając system ERP?

Na polskim rynku dostępnych jest wiele systemów do zarządzania przedsiębiorstwem. Są one zróżnicowane pod względem funkcji i technologii. Dokonanie właściwego wyboru nie jest więc łatwe. Firma poszukująca odpowiedniego systemu ERP powinna przede wszystkim określić własne cele biznesowe i oczekiwania wobec systemu: jakie problemy, zadania i procesy w poszczególnych obszarach będą przez niego wspierane.

Wybierając system, klient decyduje się również na długoterminową współpracę z producentem lub dostawcą. Dlatego konieczne jest dobre poznanie takiej firmy. Należy wziąć pod uwagę doświadczenie firmy (ile lat działa na rynku), referencje klientów i plany rozwojowe samego systemu – wiąże się to z częstotliwością aktualizacji wprowadzanych przez producenta, które rozwijają produkt z nowymi możliwościami, stale go doskonalą i dostosowują system do zmieniających się warunków biznesowych występujących w firmie lub regulacji prawnych.

Funkcjonalność systemu ERP nie jest jedynym decydującym elementem w procesie wyboru dostawcy. Istotny jest również dobór odpowiednich konsultantów ERP, którzy wzbudzają zaufanie jako eksperci. Przy wyborze systemu warto poszukać producenta, który jest zarówno partnerem, jak i doradcą klienta. Taka interakcja i zrozumienie potrzeb prowadzi do satysfakcjonującej współpracy i gwarantuje udaną realizację projektu. Istotne jest również doświadczenie zespołu wdrożeniowego oraz całego zespołu specjalistów, którzy pomogą optymalnie przygotować firmę do wdrożenia i użytkowania wybranego systemu.

Stabilność i bezpieczeństwo w systemach ERP

Nowoczesny system ERP powinien być rozwiązaniem skalowalnym – dostosowującym się do wielkości firmy, specyfiki procesów biznesowych i struktury jej działania (np. wielodziałowe). Oznacza to, że wzrost liczby użytkowników programu, a także ilości danych nie wpływa na szybkość jego działania i stabilność. Jest to możliwe dzięki odpowiedniej architekturze programowej rozwiązania (dostosowanej zarówno do mniejszych, jak i bardzo dużych klientów) – np. wykorzystanie dynamicznej infrastruktury w rozwiązaniach chmury.

Użyteczność każdego systemu ERP będzie bardzo szybko malała, jeśli zostanie pozbawiony odpowiedniej profesjonalnej opieki. Dlatego bardzo ważne jest, aby stosowane przez nas rozwiązanie otrzymało pełne wsparcie producenta lub dostawcy, zapewniając m.in. pełne wsparcie producenta lub dostawcy dla stosowanego przez nas rozwiązania:

– Bardzo ważne jest zatem, aby stosowane przez nas rozwiązanie miało pełne wsparcie producenta lub dostawcy, zapewniając m.in. jego bieżącą aktualizację (rozszerzenie funkcjonalności, dostosowanie do zmian w przepisach),

– konsultacje z ekspertami (porady dotyczące korzystania z systemu i jego rozwoju, rozwiązywania problemów użytkowników),

– rozwój systemu (np. poprzez dodatkowe, dedykowane możliwości branżowe)

– konserwacja systemu i tworzenie kopii zapasowych danych przechowywanych w systemie,

– Napraw wszelkie błędy oprogramowania.

Łatwe wejście do ekosystemu firmy.

System ERP ma budowę modułową, co czyni go jednym z czynników świadczących o elastyczności rozwiązania – jego zdolności do dopasowania się do indywidualnych potrzeb firmy i jej struktury (a nie odwrotnie). Producenci najlepszych systemów na rynku oferują swoim klientom możliwość zakupu tylko tych komponentów i funkcji, które będą przez nich wykorzystywane. W firmie handlowej moduł produkcyjny prawdopodobnie nie będzie przydatny – jego obecność w takim przypadku zmniejszyłaby użyteczność rozwiązania, a z drugiej strony zwiększyłaby jego koszt.

Ponadto elastyczny system ERP to przede wszystkim taki, którego poszczególne elementy można dostosować do sposobu działania firmy, jak np:

– Będą to np. formaty (ekrany służące do wprowadzania nowych danych do systemu – np. klienci lub zamówienia),

– widoki (ekrany prezentujące wcześniej wprowadzone dane – np. listy faktur, wykresy, raporty, pulpit użytkownika),

– procesy biznesowe (przepływ pracy pomiędzy użytkownikami w systemie, np. przepływ aplikacji, proces akceptacji faktur),

– ogólnie rozumiana funkcjonalność (np. istniejące funkcje i możliwość łatwego zbudowania dedykowanego rozwiązania)

Elastyczność systemu ERP potwierdza również jego zdolność do dopasowania się do istniejącej infrastruktury informatycznej firmy (możliwości integracyjne). Takie oprogramowanie musi być wyposażone w dobrze udokumentowany interfejs programowania (API).

Czytaj więcej na temat systemów ERP: https://midero.pl/produkty/systemy-erp/

Korzyści z zastosowania systemu ERP

Wprowadzenie oprogramowania ERP do przedsiębiorstwa praktycznie natychmiast pokazuje wiele korzyści dla rozwoju firmy. Jedna baza danych, zamiast kilku rozproszonych, które nie są w żaden sposób połączone, natychmiast usprawnia pracę wszystkich działów firmy i ułatwia wymianę informacji bez straty czasu.

Czas ma tu kluczowe znaczenie, a jego oszczędność jest również możliwa dzięki temu, że w systemie ERP nie ma opóźnień w dostępie do wprowadzonych danych. W starych systemach bazodanowych informacje wprowadzane przez pracowników zazwyczaj nie były od razu widoczne. Były one aktualizowane co kilka godzin, a nawet raz dziennie, nawet po zakończeniu pracy. Taki stan rzeczy często prowadził do dezinformacji w firmie i błędnych decyzji podejmowanych przez pracowników. W przypadku ERP dane są widoczne w czasie rzeczywistym. Na przykład, gdy właściciel magazynu wprowadza informacje o braku konkretnego produktu, dział zamówień może natychmiast zareagować, a dział księgowości natychmiast zajmie się kwestiami finansowymi.

Najważniejszą korzyścią, abstrahując od celu, dla którego system będzie wykorzystywany, jest po prostu oszczędność pieniędzy, usprawnienie funkcjonowania całej firmy, a tym samym otwarcie drogi do dynamicznego rozwoju. Efektywność przepływu danych w każdej firmie odgrywa dziś kluczową rolę i dlatego warto inwestować w rozwiązania, które mają ogromny wpływ na ten element.

Ocena: 5.0/5. na podstawie 1 głosu.
Please wait...

VIQO

Zostaw komentarz